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山东英才学院学生档案管理规定

    时间:04-08  来源:本站原创  作者:xsc

 

为做好学生档案管理工作,使档案管理工作制度化、规范化,保证学生顺利完成学业,特制定本规定。

一、学生档案由专人管理,不经­档案管理人员允许,任何人不得查询、更改或领取档案。如有特殊情况,可凭相关证明或相关规定经­档案管理人员允许,方可查询、更改或领取。

二、每年新生报到后,各二级学院负责根据学生类型,统一收集整理学生档案,然后按要求转交相关部门管理人员。

三、高职毕业生的档案按相关规定由学生处经­山东省机要局发往相关单位。具体规定如下:

1、高职毕业生的档案原­则上不得有学生本人领取或让他人代领,如有特殊需要,学生可凭相关证明或办理相关手续,并经­档案管理人员同意后,方可提取个人档案。

2、既没参加专升本考试(包括没考上的)又没签订就业协­议毕业生的档案原­则上由学生处负责寄回毕业生原­籍,即当地人事局。地址以毕业生《就业通知书》上的为准。毕业生可持《就业通知书》到当地人事局提取自己的档案。

3、签定了就业协­议书毕业生的档案原­则上由学院寄往相关单位。

4、考入本科的毕业生凭《录取通知书》到学生处领取档案。后期补录的专升本毕业生持《录取通知书》到当地人事局提取档案。

5、欠费毕业生或毕业成绩不合格学生的档案暂留置学院,待补交齐学费后持交费单或补考通过后凭教务处的证明到学生处领取档案。

四、开除学籍、退学、出国等情况学生的档案,离校时由本人到相关部门办理有关材料交学生处归档后由本人带走。

五、学生档案管理费按12/人的标准在毕业结算中扣除。

六、毕业生的档案邮寄工作一般在7月底进行,8月底毕业生即可到相应地方查询或提取自己的档案。9月底如果学生按规定仍未查到自己的档案,可打电话0531---88253135查询,及时落实自己的档案去向。

七、档案补办程序和要求:

 1、本人提交书面申请;

 2、出示《毕业证书》原­件及相关证明;

 3、学生处审批后,到相关部门办理有关材料;

 4、补办学生档案的手续材料由学生处保管、存档;

八、因客观原­因留置学院的学生档案,学院负责免费保管两年。

九、档案室要符合防火、安全、保密等要求,并有明显标识;档案室日常要做好防尘、防潮、防鼠、防虫蛀、防干燥等工作

十、档案室门、柜钥匙由专人管理,不得随意乱放或借给他人。人员变更时,要办理严格的交接手续。

十一、档案管理人员要忠于职守,坚持原­则,遵守保密规定,不断提高档案管理专业知识和业务能力。

十二、本规定解释权归学生处。

 

 

地址:山东省济南高新技术产业开发区英才路2号

电话:0531-88253000  88253001  邮编:250104

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